Mùa cao điểm cuối năm: Salon nối mi nên chuẩn bị vật tư gì và bao nhiêu là đủ?

Từ khoảng tháng 10 trở đi, nhịp làm việc của các salon làm đẹp tại Châu Âu thường bắt đầu thay đổi khá rõ.

Sau kỳ nghỉ hè là nghỉ thu, Halloween, các buổi tiệc cuối năm của công ty, Giáng sinh, rồi đến Năm mới. Đây cũng là khoảng thời gian khách hàng có xu hướng chăm chút ngoại hình nhiều hơn, chụp ảnh nhiều hơn, tham dự nhiều sự kiện hơn và muốn giữ bộ mi, hàng mày đẹp xuyên suốt những tuần lễ quan trọng.

Với người làm nghề nối mi, đây vừa là mùa kiếm doanh thu tốt, vừa là giai đoạn rất dễ rơi vào tình trạng: lịch kín nhưng thiếu đồ, có khách nhưng không đủ loại mi để làm, keo hết đúng cuối tuần hoặc phải đặt hàng gấp với chi phí cao hơn bình thường.

Sau nhiều mùa cuối năm làm nghề và vận hành salon, tôi nhận ra một điều: chuẩn bị cho mùa cao điểm không có nghĩa là mua thật nhiều. Quan trọng hơn là biết món nào cần dự trữ, món nào cần tăng số lượng và món nào tuyệt đối không nên ôm hàng quá mức.

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “nên mua bao nhiêu hộp mi?”

Hãy bắt đầu bằng lịch hẹn.

Đây là sai lầm khá phổ biến của những salon mới: nhìn vào số lượng vật tư hiện tại rồi ước lượng cảm tính rằng “chắc mua thêm vài hộp là đủ”.

Thực tế, lượng vật tư cần chuẩn bị phụ thuộc vào ít nhất bốn yếu tố:

• số khách trung bình mỗi tuần;
• tỷ lệ khách làm bộ mới và khách dặm mi;
• kiểu mi salon làm nhiều nhất;
• thời gian cần để nhận được đơn hàng mới.

Ví dụ, một thợ làm khoảng 20–25 khách mỗi tuần sẽ có nhu cầu hoàn toàn khác một salon có ba thợ và phục vụ 60–80 khách mỗi tuần.

Vì vậy, trước khi đặt hàng mùa cao điểm, tôi thường xem lại lịch của 4–6 tuần gần nhất, sau đó ước tính lượng khách cho 6–8 tuần tiếp theo.

Một nguyên tắc khá an toàn là:

Lượng cần chuẩn bị = lượng sử dụng trung bình × số tuần cao điểm + khoảng dự phòng 20–30%.

Với những sản phẩm quan trọng mà thiếu một món là phải ngừng nhận khách, mức dự phòng có thể cao hơn.

1. Mi nối: dự trữ theo thứ salon thực sự bán được

Mi nối chắc chắn là nhóm cần chuẩn bị nhiều nhất, nhưng đây cũng là nhóm rất dễ mua quá tay.

Một salon không cần có tất cả mọi độ cong, mọi độ dày và mọi chiều dài với số lượng giống nhau.

Hãy nhìn lại lịch sử khách hàng của chính salon.

Nếu 70% khách của bạn thường làm C curl và CC curl thì không có lý do gì phải dự trữ L curl hoặc M curl với số lượng tương đương.

Tương tự, nếu phần lớn khách sử dụng độ dài 8–13 mm thì các khay 15–17 mm chỉ nên giữ lượng vừa phải.

Với salon một thợ, nếu làm khoảng 20–25 khách/tuần trong mùa cao điểm, tôi thường muốn có tối thiểu:

• 2–3 khay dự phòng cho những độ cong sử dụng nhiều nhất;
• 1–2 khay cho các độ cong ít dùng hơn;
• các size phổ biến như 8–13 mm luôn có dự phòng;
• những size rất ngắn hoặc rất dài chỉ giữ lượng vừa đủ.

Nếu sử dụng khay mix nhiều độ dài, nên kiểm tra kỹ các size tiêu hao nhanh. Rất nhiều khay nhìn vẫn còn khá đầy nhưng thực tế các hàng 9–12 mm đã gần hết.

Đó chính là lúc tưởng rằng “còn mi” nhưng đến khi khách nằm lên giường mới phát hiện không đủ size để hoàn thiện thiết kế.

Với salon 2–3 thợ, thay vì nhân số lượng vật tư lên chính xác hai hoặc ba lần, nên xem những loại nào cả salon cùng sử dụng nhiều.

Các dòng bán chạy nên có một lượng dự trữ chung của salon, ngoài khay đang sử dụng tại từng bàn.

Ví dụ:

• dòng chủ lực: khoảng 4–6 khay dự phòng;
• dòng sử dụng trung bình: 2–3 khay;
• kiểu đặc biệt: 1–2 khay.

Con số này không phải tiêu chuẩn cố định. Một salon chuyên Volume sẽ tiêu hao vật tư hoàn toàn khác salon có phần lớn khách Classic.

Điều đáng quan tâm không phải “salon khác mua bao nhiêu”, mà là salon của mình tiêu bao nhiêu mỗi tuần.

2. Keo nối mi: món phải dự phòng nhưng không nên tích trữ quá nhiều

Nếu có một sản phẩm tôi không bao giờ muốn hết vào giữa mùa Giáng sinh thì đó là keo.

Nhưng keo cũng không phải sản phẩm nên mua càng nhiều càng tốt.

Keo nối mi có tuổi sử dụng và điều kiện bảo quản riêng. Mua sáu chai nhưng dùng không kịp thì số tiền tiết kiệm được khi mua nhiều có thể nhỏ hơn số tiền mất đi vì keo xuống chất lượng.

Với một thợ làm việc toàn thời gian, thông thường nên có:

1 chai đang sử dụng + tối thiểu 1 chai dự phòng chưa mở.

Trong giai đoạn lịch kín liên tục, tôi thường thích có 2 chai dự phòng, đặc biệt nếu thời gian vận chuyển hàng về salon kéo dài vài ngày.

Salon nhiều thợ nên tính lượng keo dựa trên tốc độ sử dụng thực tế của từng thợ thay vì áp một con số chung.

Một lưu ý rất quan trọng: mùa đông Châu Âu không chỉ thay đổi nhiệt độ bên ngoài mà còn thay đổi môi trường bên trong salon do hệ thống sưởi hoạt động liên tục.

Độ ẩm trong phòng có thể khác khá nhiều so với mùa hè.

Vì vậy, trước mùa cao điểm hãy kiểm tra lại:

• nhiệt độ phòng;
• độ ẩm;
• tốc độ khô của loại keo đang sử dụng;
• cách bảo quản keo sau khi mở.

Có đủ keo nhưng keo hoạt động không đúng điều kiện salon thì vẫn có thể ảnh hưởng đến thời gian thao tác và độ bền bộ mi.

Tham khảo các loại keo nối mi của Hang's Studio.

3. Gel pad, tape và vật tư dùng một lần: hãy mua nhiều hơn bạn nghĩ một chút

Đây là nhóm đồ giá trị mỗi món không quá lớn nhưng lại có khả năng làm gián đoạn cả buổi làm việc nếu hết.

Tôi thường tính theo số khách dự kiến rồi cộng 20–30% dự phòng.

Ví dụ, nếu salon dự kiến phục vụ khoảng 100 lượt khách trong một tháng:

• Gel pad: khoảng 120–130 đôi;
• spoolie: 120–150 chiếc nếu phát riêng cho khách;
• micro brush: tính theo lượng sử dụng trung bình mỗi khách rồi cộng khoảng 25%;
• lip applicator hoặc que vệ sinh: tương tự;
• tape: luôn có ít nhất 2–3 cuộn dự phòng ngoài các cuộn đang dùng.

Đây là nhóm sản phẩm tôi khá thoải mái khi dự trữ nhiều hơn một chút bởi tốc độ tiêu hao dễ dự đoán và thời hạn bảo quản thường ít nhạy cảm hơn keo.

4. Sản phẩm làm sạch và chuẩn bị mi

Mùa tiệc cuối năm cũng là lúc khách trang điểm thường xuyên hơn.

Foundation, phấn mắt, eyeliner, mascara hay các sản phẩm dưỡng da quanh vùng mắt đều có thể làm quá trình làm sạch trước khi nối mất nhiều thời gian hơn.

Vì vậy, đừng chỉ chuẩn bị mi và keo.

Hãy kiểm tra lượng:

• lash shampoo;
• primer nếu quy trình của salon sử dụng;
• nước muối hoặc sản phẩm làm sạch phù hợp;
• cọ vệ sinh;
• bông và vật tư hỗ trợ làm sạch.

Tôi hay dùng lash shampoo vệ sinh mi, mày cho khách vì sản phẩm này có tính tẩy rửa dịu nhẹ, cũng như dùng lash primer Hang's Studio để tẩy dầu và cặn bẩn. Bạn có thể giữ ít nhất 1 chai đang dùng và 1 chai chưa mở đối với những sản phẩm thiết yếu như vậy.

Salon có lượng khách lớn nên giữ lượng đủ cho khoảng 4–6 tuần hoạt động, cộng thêm một đơn vị dự phòng.

5. Remover: ít dùng nhưng tuyệt đối không được để hết

Remover là ví dụ điển hình của một sản phẩm không dùng nhiều mỗi ngày nhưng khi cần thì không có thứ khác thay thế tốt.

Đặc biệt trong mùa lễ hội, bạn có thể gặp khách:

• muốn tháo bộ cũ để làm thiết kế mới;
• đến từ salon khác;
• có bộ mi bị xoắn hoặc quá lâu chưa dặm;
• muốn tháo hoàn toàn sau sự kiện.

Một salon nhỏ thường không cần tích quá nhiều remover.

Một sản phẩm đang dùng và một sản phẩm dự phòng thường hợp lý hơn việc mua nhiều rồi để quá lâu.

6. Nhíp: luôn phải có phương án B

Một chiếc nhíp tốt có thể dùng rất lâu.

Nhưng chỉ cần rơi xuống sàn một lần là lịch làm việc cả ngày có thể bị ảnh hưởng.

Vào mùa thấp điểm, bạn còn có thể xoay xở. Nhưng khi lịch trước Giáng sinh kín từ sáng tới tối, mất chiếc nhíp quen tay là một vấn đề hoàn toàn khác.

Vì vậy tôi luôn khuyên mỗi thợ nên có:

• ít nhất 2 nhíp tách;
• 2 nhíp nối phù hợp kỹ thuật chính mình đang sử dụng.

Với những người làm Volume, nên có thêm một chiếc nhíp tạo fan dự phòng mà mình đã thử và biết chắc có thể làm việc được.

Đừng chờ nhíp chính bị hỏng rồi mới mở nhíp mới lần đầu.

7. Vật tư cho dịch vụ chân mày cũng cần được tính riêng

Nếu salon cung cấp thêm Brow Lamination, nhuộm mày hoặc các dịch vụ liên quan, đừng để toàn bộ sự chú ý dồn vào nối mi.

Trước mùa cao điểm hãy kiểm tra:

• dung dịch uốn và định hình;
• thuốc nhuộm;
• chất oxy hóa;
• cọ;
• micro brush;
• màng bọc;
• spoolie;
• cotton;
• sản phẩm vệ sinh và dưỡng sau dịch vụ.

Với các hóa chất sau khi mở có thời hạn sử dụng giới hạn, hãy xem ngày mở sản phẩm thay vì chỉ nhìn ngày hết hạn trên bao bì.

Đây là chi tiết nhỏ nhưng rất dễ bị bỏ qua khi salon bận.

8. Đừng đặt một đơn hàng “khổng lồ” duy nhất trước Giáng sinh

Nghe có vẻ hợp lý khi mua tất cả vật tư cho ba tháng cùng một lúc.

Tôi lại không thích cách đó.

Lý do là nhu cầu thực tế luôn có thể thay đổi.

Một kiểu mi bất ngờ trở nên phổ biến. Một độ cong bạn nghĩ sẽ bán nhiều nhưng khách lại chọn kiểu khác. Hoặc một sản phẩm có tốc độ tiêu hao nhanh hơn dự kiến.

Cách tôi thấy an toàn hơn là:

Đơn lớn đầu mùa + các đợt bổ sung nhỏ có kế hoạch.

Ví dụ:

Đầu tháng 10 kiểm kê và bổ sung kho chính.

Đầu hoặc giữa tháng 11 kiểm tra lượng tiêu hao thực tế.

Đầu tháng 12 bổ sung lần cuối trước giai đoạn lịch Giáng sinh dày nhất.

Cách này giúp giảm nguy cơ vừa thiếu vật tư vừa tồn kho quá nhiều.

Nếu đang chuẩn bị danh sách mua hàng, có thể mở một cửa hàng chuyên vật tư nối mi như Hangstudioshop.com để đối chiếu từng nhóm sản phẩm trong checklist: mi nối, keo, nhíp, gel pad, tape, sản phẩm làm sạch và các vật tư tiêu hao.

Tôi thích cách kiểm tra theo danh mục như vậy vì rất dễ phát hiện một món nhỏ mình đã quên trước khi gửi đơn.

Điểm quan trọng vẫn là: đừng đặt hàng theo danh sách của cửa hàng; hãy đặt theo dữ liệu sử dụng của salon.

9. Tạo một “mức tồn kho tối thiểu” cho từng sản phẩm

Đây có lẽ là thay đổi hữu ích nhất tôi từng áp dụng khi vận hành salon.

Thay vì đợi sản phẩm gần hết mới đặt, mỗi món quan trọng nên có một ngưỡng đặt hàng.

Ví dụ:

Vật tư	Mức cảnh báo gợi ý
Keo	Còn 1 chai chưa mở
Mi dòng bán chạy	Còn 1 khay dự phòng
Gel pad	Còn dưới 30 đôi
Tape	Còn 2 cuộn
Lash shampoo	Còn 1 chai dự phòng
Remover	Không còn sản phẩm dự phòng
Spoolie	Còn khoảng 30–50 chiếc

Ngay khi chạm ngưỡng đó, sản phẩm được đưa vào đơn hàng tiếp theo.

Cách làm này đặc biệt hữu ích vào tháng 11 và tháng 12 vì bạn không còn phải vừa nối mi vừa cố nhớ xem trong tủ còn bao nhiêu gel pad.

10. Kiểm tra cả những thứ không nằm trong “hộp đồ nối mi”

Có một sai lầm khác tôi từng thấy ở nhiều salon: chuẩn bị vật tư nghề rất kỹ nhưng lại quên những thứ phục vụ vận hành.

Trước mùa cao điểm, hãy kiểm tra luôn:

• khăn trải giường;
• ga giường dùng một lần nếu salon sử dụng;
• dung dịch vệ sinh bề mặt;
• găng tay;
• khẩu trang;
• túi rác;
• giấy lau;
• sản phẩm vệ sinh dụng cụ;
• đèn làm việc;
• bóng đèn hoặc nguồn điện dự phòng;
• dây sạc và phụ kiện cần thiết.

Một chai keo giá cao có thể rất quan trọng, nhưng đôi khi thứ khiến salon gặp rắc rối lại chỉ là… hết giấy lau vào chiều thứ Bảy.

11. Chuẩn bị hàng chỉ là một nửa câu chuyện

Mùa cao điểm không chỉ gây áp lực lên kho hàng.

Nó gây áp lực lên chính người thợ.

Nếu bình thường bạn làm bốn khách một ngày nhưng tháng 12 cố nhận sáu hoặc bảy khách liên tục trong nhiều tuần, vấn đề không còn nằm ở việc có đủ mi hay không.

Cổ, vai, lưng, mắt và khả năng tập trung đều có giới hạn.

Một bộ mi làm vào 9 giờ sáng khi cơ thể còn khỏe và một bộ mi lúc 19 giờ sau sáu khách liên tục không phải lúc nào cũng có chất lượng giống nhau.

Vì vậy, khi mở thêm lịch cuối năm, hãy tính cả:

• thời gian nghỉ giữa khách;
• thời gian ăn;
• thời gian vệ sinh bàn;
• thời gian khách đến trễ;
• khoảng đệm nếu một bộ mi kéo dài hơn dự kiến.

Lịch kín 100% chưa chắc tạo ra lợi nhuận tốt hơn lịch kín 85–90%.

Nếu lịch quá sát khiến các ca sau bị trễ, bạn có thể kiếm thêm từ một khách nhưng đồng thời làm giảm trải nghiệm của bốn khách tiếp theo.

12. Đừng quên lịch vận chuyển cuối năm

Một yếu tố nhiều salon chỉ nhớ đến khi đã quá muộn là thời gian giao hàng.

Càng gần Giáng sinh, lưu lượng bưu kiện càng lớn. Cuối tuần, ngày lễ và lịch nghỉ của các đơn vị vận chuyển cũng có thể khiến thời gian nhận hàng khác ngày thường.

Do đó, những sản phẩm mang tính sống còn như:

keo + mi chủ lực + gel pad + tape + vật tư vệ sinh

không nên được đặt khi lượng tồn kho chỉ còn đủ cho vài ngày.

Nếu thường xuyên đặt vật tư từ Hangstudioshop.com hoặc bất kỳ nhà cung cấp nào khác, hãy để ý thời gian giao hàng thực tế đến khu vực của bạn trong các đơn trước.

Từ đó xác định mức tồn kho tối thiểu phù hợp với salon.

Một salon nhận hàng trong 1–2 ngày có thể giữ lượng kho khác một salon thường cần gần một tuần để nhận hàng.

Checklist nhanh trước khi bước vào mùa cao điểm

Trước khi tháng 11 bắt đầu, tôi sẽ kiểm tra ít nhất những nhóm sau:

Mi nối: đủ curl, độ dày và chiều dài bán chạy.

Keo: có keo đang dùng và keo dự phòng còn nguyên.

Vật tư tiêu hao: gel pad, tape, spoolie, micro brush, applicator.

Chuẩn bị mi: lash shampoo, cọ vệ sinh, primer và các sản phẩm salon đang sử dụng.

Dụng cụ: nhíp chính và nhíp dự phòng.

Tháo mi: remover còn đủ và còn sử dụng tốt.

Dịch vụ mày: kiểm tra dung dịch, màu nhuộm và hạn sử dụng sau khi mở.

Vệ sinh salon: đủ vật tư cho ít nhất vài tuần.

Lịch nhập hàng: biết khi nào cần đặt đơn tiếp theo thay vì chờ đến khi gần hết.

Cuối cùng: chuẩn bị đủ, không phải chuẩn bị thật nhiều

Mùa cuối năm có thể là một trong những giai đoạn doanh thu tốt nhất của salon nối mi.

Nhưng nó cũng rất dễ biến thành vài tuần làm việc căng thẳng nếu kho hàng và lịch khách không được chuẩn bị từ trước.

Nếu chỉ nhớ một nguyên tắc, tôi sẽ chọn nguyên tắc này:

Hãy dự trữ nhiều hơn đối với những sản phẩm rẻ, tiêu hao nhanh và khó thay thế; dự trữ thận trọng đối với những sản phẩm có thời hạn sử dụng sau khi mở; và luôn có phương án dự phòng cho những dụng cụ mà thiếu chúng bạn không thể làm việc.

Trước khi đặt hàng, hãy dành khoảng 20 phút mở tủ vật tư, kiểm từng ngăn và ghi lại số lượng thực tế.

Sau đó mới lập danh sách cần bổ sung.

Bạn có thể dùng danh mục trên Hangstudioshop.com như một checklist để rà lại xem còn thiếu nhóm vật tư nào, nhưng số lượng cuối cùng nên dựa trên lượng khách và tốc độ tiêu hao thực tế của chính salon.

Mục tiêu không phải là có một kho hàng thật lớn khi bước vào Giáng sinh.

Mục tiêu là khi vị khách cuối cùng trước kỳ nghỉ nằm xuống giường nối mi, bạn vẫn có đầy đủ đúng loại mi, đúng loại keo và đúng dụng cụ mình cần — mà không phải mở điện thoại lên và tự hỏi:

“Không biết đơn hàng kia đã tới chưa?”